Carlson Wagonlit Travel Management Institute a réalisé une étude sur les dépenses hôtelières des entreprises entre mai 2008 et janvier 2009 auprès de 101 responsables voyages et 5016 voyageurs d'affaires.
Les résultats de cette étude montrent que le budget hôtel représente 40% du budget voyage des entreprises et qu'environ 21% de cette somme pourrait être économisée d'après l'agence de voyages d'affaires Carlson Wagonlit Travel.
Selon Christophe Renard, vice-président de l'agence de voyages d'affaires Carlson Wagonlit Travel: « les entreprises peuvent gérer efficacement leurs dépenses hôtelières en créant et en appliquant un programme qui répond aux besoins des voyageurs, en négociant intelligemment avec une sélection d’hôtels et en contrôlant régulièrement les performances. »
L'étude identifie sept points importants pour mieux gérer ses dépenses hôtelières :
- se tenir informé des tarifs des hôtels préférés et des coûts supplémentaires en récoltant le maximum d’informations,
- identifier ce qui intéresse le plus les voyageurs de l’entreprise : aspect pratique ou confort de l’hôtel pour ajuster en conséquence le programme hôtelier.
« Nous avons constaté que les français voyageant en France attachaient moins d’importance au confort que pour des voyages à l’étranger où le confort était plus important» explique Grégoire Boutin, Senior Consultant de CWT Travel Management Institute,
- rendre obligatoire l’utilisation des hôtels préférés de l'entreprise si possible ou donner des instructions lorsqu’ils ne sont pas disponibles,
- concentrer les dépenses sur le plus petit nombre possible d’établissements afin de bénéficier des tarifs les plus bas et de « rentabiliser les négociations, parce que celles-ci coûtent très chères » assure Christophe Renard,
- choisir les négociations adaptées : établissement ou chaîne hôtelière, tarifs fixes ou tarifs dynamiques...
- s’assurer que le guide des hôtels préférés est à jour et facilement accessible et actualiser régulièrement le programme pour s’adapter aux demandes de l’entreprise et de ses voyageurs,
- s’assurer que les hôtels respectent les termes des accords et vérifier que les tarifs indiquéés dans les GDS sont corrects ce qui peut paraître idiot mais l’étude a montré que 50% des tarifs étaient mal renseignés suite aux négociations. « Il est important de faire attention car ces mauvaises informations dans les GDS peuvent engendrer 5% de coûts additionnels » constate M. Renard.
Plus d'informations sur le site de CARLSON WAGON LITS TRAVEL .
